Staben
Inom Staben (Kommunstyrelsens chefer) har samtliga deltagit i en inspiratinsdag. Tre av stabens fem deltagare har också gått en uppdragsutbildning genomförd av Chalmers. I Staben har man arbetat med processkartläggning och värdeflödesanalyser.
Den värdeflödesanalys som just nu är aktuell är "Budgetprocessen".
Den innehåller fleraförbättringspunkter och man ska prova den nya modellen i Kommunstyrelseförvaltningen för att se om den går att implementera även på övriga förvaltningar.
Samtliga Stabsmedlemmar har också fått lite mer utbildning i ledarskap och i arbetsmetod via A3 modellen.
Stabsgruppen har spelat LEAN Lir. Detta gav ganska många aha-upplevelser och ny kunskap om det dagliga arbetet ute i verksamheterna.
Stabsgruppen har gjort besök på Medborgarkontoret för att se på deras förbättringstavla, och för att studera hur vi kan standardisera arbetsuppgifter för att klara ett flexibelt arbete och ständiga störningar.
Visualisering av arbetsveckan utanför varje kontorsrum har genomförts men behöver revideras.
Morgonavstämningsmöten för att starta veckans arbete har införts på måndagar.LEAN Coach Carina Bohm
Kommunkansliet
Alla har fått introduktionsutbildningen och suget efter att starta var stort i början. Någon riktig start har det dock inte blivit men några små delar har växt fram.
5S har vi gjort i flera omgångar både i gemensamhetsutrymmen och på enskilda kontor. I gemensamhetsutrymmena så fungerar det bra och rodningen som är satt hålls. Kontoren varierar i skapa vana delen.
LEAN Coach Carina Bohm
IT enheten
Inom IT-enheten gjorde vi det allra första LEAN arbetet. Det gjordes som ett försök att testa idéerna och att kunna göra ett slutarbete på Chalmersutbildningen.
Vi gjorde först en kortare presentation av LEAN och vilka verktyg som fanns och hur man ska tänka. Därefter gjordes en processkartläggning och ett antal värdeflödesanalyser. Alla medarbeteare och enhetschef deltog i arbetet och det gav vaäldigt bra resultat.
5S arbete har också gjorts både på den del som ligger i kommunhuset och den del som ligger på skolan.
Tyvärr avstannade arbetet och skapa vana biten föll bort. Men nu börjar man få fart igen.LEAN Coach Torbjörn Svedung
Medborgarkontoret
På Medborgarkontoret är situationen lite speciell eftersom det är nyinrättat och vid starten så infördes ett LEAN arbetssätt direkt. I princip alla arbetsuppgifter är standardiserade och systematiserade för att man enkelt ska hitta det man söker.
MBK har också gjort några värdeflödeskartläggningar av arbetsuppgifter för att utveckla dem och för att förenkla för kund. Detta jobbar vi ständigt med under våra utvecklingsdagar.
Dagligplaneringen ligger också visualiserad så att var och en ska kunna se vad som är pågång.
Vi jobbar också med förbättringstavla och ständiga förbättringar via den.
5S i våra lokaler jobbar vi med men har svårt att skapa vana och få en samsyn kring hur ordningen ska vara.
LEAN Coach Carina Bohm
Nämndsekreterargruppen
Nämndsekreterargruppen är ett nätverk för att uppnå enhetlig standard och förhållningssätt
inom de olika förvaltningarna, vad gäller administrativa rutiner. Det
flödar mycket information dagligen och det är viktigt med struktur så att det går att hitta dokument. Det handlar dels om att göra offentliga handlingar så öppna och tillgängliga som möjligt för medborgarna och att bevaka att det blir juridiskt korrekt. Gruppen har lite olika kompetenser vad gäller utbildning och hjälper varandra. För LEAN arbetet har använts
principen ”learning by doing”.
Med ett helt digitalt system för registrering och arkivering av allmänna handlingar har vi tagit bort mycket av det dubbelarbete som pappershantering innebär. Tydligare rutiner för alla inblandade gör att arbetet flyter på utan stopp och det blir tid över för att ge högre kvalitet på innehållet.
Gruppen arbetar med värdeflödesanalyser för överskådlighet och ska fortsätta följa upp de förbättringsförslag som finns och kommer. LEAN-priset vill vi använda till någon inspirerande föreläsning, på temat arbetsglädje.
LEAN Coach Anna-Karin Sandberg